De la Secrétaire à l’Assistante, quelle évolution ?

Pendant longtemps le métier de secrétaire a été réduit à la frappe ou à la saisie de documents, à la réalisation des photocopies, à la réception/distribution du courrier et à l’exécution presque automatique et sans grande réflexion de tâches ponctuelles, souvent sans connaissance des tenants et aboutissants, confiées par le patron.

Au début des années 80, des spécialistes américains prédisaient même la fin de la fonction, convaincus qu’elle serait remplacée par l’arrivée de nouvelles technologies (Internet, logiciels de bureautique et outils de gestion de bases de documents) facilement utilisables par les cadres eux-mêmes.

L’importance de l’évolution des outils

Mais ce scénario ne s’est pas réalisé.  Avec l’essor des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication, le métier de secrétaire a survécu mais s’est profondément modifié.

En effet, la représentation traditionnelle de la secrétaire d’un seul cadre, chargée essentiellement des tâches de classement et de dactylographie, n’est plus d’actualité depuis longtemps. Le travail de frappe des secrétaires-assistantes s’est considérablement réduit. Grâce à l’outil informatique qui permet des gains de temps, elles peuvent désormais assister plusieurs cadres et travailler à la création de modèles de documents, à la gestion de tableaux de bord et au suivi des dossiers. Filtre et relais dans la gestion des communications par courrier électronique ou téléphone de leur dirigeant, elles sont considérées comme de précieuses interfaces investies d’un rôle l’alerte, de coordination et d’organisation.

L’opératrice, simple exécutante, a ainsi cédé le pas à une nouvelle génération de secrétaires-assistantes, mieux équipées et plus « interactives ».

Au fur et à mesure de l’apparition de nouveaux outils, la secrétaire s’est vue attribuer des fonctions d’assistante : ses missions ont gagné en intérêt et en responsabilité, elle a dû faire preuve de capacités d’adaptation, son champ de connaissance de l’entreprise s’est étendu et elle doit désormais pouvoir renseigner sur un produit, des prestations, une situation, trouver des solutions… C’est pourquoi, afin de revaloriser l’image de la secrétaire, la terminologie utilisée a été modifiée et on parle plus volontiers aujourd’hui d’assistant(e).

L’impact de la formation et du niveau général

Par ailleurs, à l’heure de la complexification des organisations, dans une société mondialisée où tout va toujours plus vite, où l’information est de plus en plus dense, les dirigeants ont besoin d’être épaulés par des personnes plus généralistes et mieux formées. C’est une donnée importante que doivent prendre en compte les responsables de ressources humaines et les cabinets de recrutement spécialisés dans l’assistanat.

Aussi, il n’est pas rare de trouver dans l’environnement des décideurs, des personnes de niveau Bac +4/5. Master de droit, de langues, de gestion… peu importe ! C’est le niveau général qui prime et qui garantit la faculté des titulaires à être et à se maintenir à la hauteur des enjeux.

La qualité de la plus-value apportée grâce à ce niveau de formation accru, impacte logiquement la terminologie et ce sont alors d’assistant(e)s, de collaborateurs(trices), voire d’attaché(e)s de direction dont on parle.

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