Tout savoir sur la dématérialisation des documents

La dématérialisation est un processus de remplacement d’un support physique (généralement le papier) par un format numérique, des ressources et informations matérielles d’une organisation.

Types et phases de la dématérialisation

Ce remplacement du matériel par des données informatisées prend plusieurs formes.

Ainsi, il est possible de distinguer deux types de dématérialisation, avec leurs problématiques propres :

La dématérialisation native

Les fichiers sont créés directement sur des supports numériques. Les documents électroniques natifs doivent disposer d’un certificat de scellement pour leur conformité.

La dématérialisation a posteriori

Elle concerne les documents entrants au format papier, et traversant les phases suivantes :

La numérisation

Scanner l’original papier pour en obtenir sa version numérisée et en générer un fichier exploitable (indexation) pour l’intégrer au système

L’archivage

Après la numérisation, le document va pouvoir être stocké. Sont définis alors le support, les droits d’accès, les moyens de sauvegarde, les enjeux liés à l’intégrité et à la conformité réglementaire, etc. ;

Le versionnage

La gestion des différentes versions d’un même document et comment garder la trace des évolutions apportées ;

La certification

Garantir que le document copié numériquement est conforme à son original papier.

Dématérialisation des documents : Les avantages

Gain de place grâce au stockage numérique

La numérisation des documents procure un avantage considérable sur le plan logistique. Le stockage et la gestion électronique de documents sur des serveurs offrent en effet un gain d’espace. Certaines entreprises sont amenées à louer des espaces de stockage pour conserver leurs documents au format papier, et réalisent alors des économies substantielles.

Accessibilité des données

Grâce au partage de fichiers en ligne :

Une équipe de travail peut mener des activités coordonnées, même à distance. Avec les documents accessibles en tout lieu et à tout moment, les échanges avec les clients, les fournisseurs, l’expert-comptable, etc. sont plus  fluides. Les déplacements et les coûts liés seront réduits. Le personnel peut bénéficier du télétravail. La réactivité de l’entreprise est alors démultipliée et chacun gagne un temps considérable.

Amélioration de la productivité et de la rentabilité

Grâce à la dématérialisation des processus, la transmission de l’information est nettement plus rapide. Les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher l’information. Ils gagnent donc en productivité et peuvent davantage se consacrer à des activités plus rémunératrices pour l’entreprise.

Enjeu écologique

Enfin, le zéro papier, et la baisse de l’emploi de l’encre pour les impressions, constituent un pas de plus vers une économie plus orientée développement durable

D’autre part, la dématérialisation des processus induit de nouvelles pratiques de travail comme télétravail. Ainsi, l’impact environnemental des employés est réduit grâce à la diminution, par exemple, des déplacements en voiture.

Pour tout savoir sur la dématérialisation des documents, suivez le lien https://www.bluemega.com/reussir-la-dematerialisation-des-documents/

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