Comment assurer une bonne gestion des commandes fournisseurs?

En tant que fournisseur, on est contraint à gérer des commandes régulières et à opérer à la livraison des produits. Pour effectuer un suivi de toutes les demandes des clients et satisfaire leurs attentes, il est essentiel d’utiliser les bons outils. Cela permet d’assurer une bonne gestion des commandes fournisseurs.

L’un des outils les plus pratiques et les plus utilisés sont les bons de commande.

Qu’est ce qu’un bon de commande ?

Un bon de commande est un document qui lie juridiquement le fournisseur et l’acheteur. On y retrouve tous les détails concernant la transaction commerciale qui a été effectuée. C’est un matériel qui permet  une meilleure organisation des méthodes de travail au sein de l’entreprise. Il doit contenir les informations suivantes :

  • les coordonnées, la dénomination sociale, le numéro d’identification de l’entreprise etc.
  • les coordonnées et l’identité du client
  • le numéro de la commande et sa date.
  • Les articles que l’acheteur souhaite acquérir, la quantité, le prix unitaire, les taxes etc.
  • les conditions de livraison : les frais et la date de livraison.
  • les conditions de paiement etc.

C’est donc un document permettant de prendre des descriptions précises sur la transaction commerciale. Pour simplifier, un peu plus, la prise de note et la gestion des commandes, certaines entreprises optent pour les carnets bons de commandes autocopiants.

Les avantages des carnets bons de commande autocopiants

Un carnet de bon de commande est généralement composé de plusieurs feuillets de couleurs différentes. Cela permet d’avoir une preuve écrite de l’engagement du client et offre plusieurs bénéfices.

Bien organiser les commandes

Le premier bénéfice de l’emploi de carnets de bon de commande autocopiant est que cela permet de bien organiser ses commandes. En effet, grâce à cet outil, on n’a pas à jongler entre plusieurs documents car on retrouvera toutes les informations dans un seul carnet. Les feuillets sont généralement faciles à arracher.

Une meilleure image de la société

Il est essentiel de savoir que les carnets bons de commande sont personnalisables. On peut effectivement y inscrire les coordonnées de l’entreprise ou le logo de cette dernière. On peut par exemple inscrire les conditions de vente au verso de chaque feuille. Cela améliorera l’image et la crédibilité de la société.

Faire un gain de temps

Avec le carnet bon de commande autocopiant, on évite de recopier les mêmes informations sur plusieurs feuilles. On n’a qu’à noter les données nécessaires sur le premier feuillet et l’outil permettra de reproduire une copie identique au document original sur les autres pages. On pourra gagner un temps précieux que l’on pourra utiliser pour d’autres activités.

Eviter les oublis

Si on opte pour un carnet de commande dans un format et des dimensions plus grandes on pourra prendre une note détaillée des commandes des clients. Cela permettra d’éviter des erreurs et les oublis. On pourra également répondre aux attentes du client.

Avoir une pièce justificative

L’utilisation du carnet autocopiant offre la possibilité d’avoir des pièces utilisables en cas de conflits et peuvent constituer une preuve justificative des transactions effectuées. Ils permettent effectivement de garder une trace de toutes les informations d’une manière très détaillée.

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