Comment assurer la fonction paie dans une association ?

Aujourd’hui, la fonction paie a pris de plus en plus d’importance au sein des associations et des entreprises. Cette fonction ne se résume plus à saisir des données dans un logiciel de paie, mais elle prend désormais une dimension stratégique de conseils pour les collaborateurs. La gestion de la paie est une fonction complexe car il y a beaucoup de processus administratifs à gérer, à respecter et à comprendre.

Qu’est-ce que la fonction paie ?

Pour résumer, la fonction paie est un « pôle » consacré à la gestion de la paie et à la gestion administrative du personneld’une association ou d’une entreprise. Son principal rôle est d’établir le montant de la rémunération des salariés qui ont fourni une prestation de travail. Cela se matérialise par une fiche de paie fournie obligatoirement aux collaborateurs de l’association ou de l’entreprise. Toutes les fiches de paie doivent respecter certaines formalités légales et conventionnelles. Les personnes s’occupant de la fonction paie doivent donc s’assurer en amont de ne faire aucune erreur lors des différentes tâches exécutées afin de produire une fiche de paie conforme.

Cela passe notamment par :

  • La bonne collecte et saisie des données liées à l’activité des collaborateurs(emploi du temps, absences, retards…) ;
  • Le bon calcul des cotisations/contributions sociales, de la rémunération et dutaux de prélèvement à la source;
  • Le bon respect des règlementations liées à la paie et à l’encadrement conventionnel ;
  • Le bon établissement des documents sociaux (retraite, embauche, rupture du contrat de travail…)
  • Le bon établissement des déclarations sociales;

La fonction paie est très importante dans une association/entreprise car elle peut être contrôlée par des organismes telles que l’URSSAF par exemple. Et en cas d’erreur dans la gestion de la paie, l’association ou l’entreprise peut rencontrer des litiges avec les salariés, des sanctions administratives, financières ou encore pénales.

D’autre part, il faut savoir que la fonction paie a aussi pour but d’optimiser les charges d’une association/entreprise car elle permet de faire ressortir des informations primordiales sur certains coûts de l’organisation.

Pour terminer, sachez que la gestion de la fonction paie n’est pas donnée à tous car elle demande de la rigueur, de la confidentialité, de la confiance, de la prise en compte de l’aspect social etc. Il est donc important de la confier à une personne en interne ou à une organisation externe compétente dans ce domaine (cabinet d’experts-comptables…).

À qui confier la fonction paie de mon association ?

Souvent, les associations/entreprises choisissent soient d’intégrer la fonction paie en interne en recrutant du personnel compétent pour gérer cette fonction, soient d’externaliser la fonction paie auprès d’acteurs compétents comme des cabinets d’experts-comptables « généralistes » ou des cabinets d’experts-comptables spécialisés dans la gestion paie.

Pour la gestion d’une association récente ou non, il y a souvent très peu de salariés, il est alors plus judicieux de faire appel un acteur externe pour la gestion de la paie.

Par exemple, vous pouvez contacter Action Association, un cabinet expert-comptable appartenant au groupe Fidéliance,qui donne des conseils et aidesur la création et la gestion de votre association. Action Association est située à Paris (1 cabinet), en Essonne (4 cabinets) et en Seine-et-Marne (2 cabinets). Son objectif est de vous aider à gérer votre association de A à Z en passant par la gestion de la paie et des déclarations sociales. Action Association est composée d’experts spécialisés dans les associations. Cette dernière peut donc vous assurer un accompagnement sur-mesure.

Pour en savoir plus sur la gestion de la fonction paie avec Action Association, veuillez cliquer sur le lien suivant : https://www.actionassociation.fr/emploi-salaries-assocation-essonne-91/paie-declarations-sociales/

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