Simplifier la gestion des fiches de paie avec la dématérialisation

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Les technologies informatiques et digitales ont révolutionné le mode de fonctionnement des entreprises, notamment dans le domaine de la gestion documentaire et administrative. La dématérialisation peut aussi être utilisée dans la gestion de la paie, et offre d’ailleurs des avantages indéniables à l’entreprise et aux salariés.

En quoi consiste la dématérialisation de la paie ?

La dématérialisation de la paie est un système qui permet de procéder à la digitalisation du bulletin de paie et de sa gestion en ligne. Dans les détails, les fiches de paie sont produites sous format électronique via un logiciel de gestion de paie. Cet outil permet également la distribution et l’archivage de ces documents. Ces derniers sont déposés dans un coffre-fort électronique parfaitement sécurisé mais auquel les salariés peuvent accéder grâce à leur compte personnel. Ils peuvent y consulter leurs fiches en cas de besoin.

Les avantages pour l’entreprise et les salariés

Le passage au digital pour la paie des collaborateurs présente des avantages intéressants pour l’entreprise. A commencer par la réduction des coûts de gestion par l’économie de papier et d’encre mais également par l’absence des frais divers (mise sous pli, affranchissement, stockage.).

La dématérialisation permet aussi de gagner du temps avec l’automatisation de la production et de l’envoi des fiches de paie, la centralisation des données sur une plateforme unique. Par ailleurs, les personnes autorisées peuvent avoir accès aux données en se connectant depuis un terminal adapté si l’entreprise a opté pour un logiciel de gestion en mode SaaS. Enfin, la non-utilisation de papier et d’encre réduit son empreinte écologique.

De leur côté, les salariés n’ont pas à se soucier de la conservation de leurs fiches de paie. Ces dernières sont conservées sur la plateforme et ils peuvent y avoir accès avec un terminal (ordinateur fixe ou portable, smartphone ou tablette) muni d’une connexion internet.

Ce que dit la loi

La digitalisation de la paie tend à se démocratiser auprès des entreprises qui choisissent de se moderniser. La dématérialisation de ce poste a été autorisée par le Code du Travail en 2009 à condition que les employeurs puissent garantir la sécurité des fiches de paie et leur disponibilité d’une part. Et l’aval des salariés pour procéder à la dématérialisation de leur paie d’autre part.

Mais depuis 2017, la loi du Travail a annulé l’obligation pour l’entreprise d’avoir l’autorisation de leurs collaborateurs pour dématérialiser leur paie. Cependant, les salariés qui veulent continuer à recevoir la version papier de leur fiche de paie peuvent en faire la demande à leur employeur et ces derniers devront se conformer à leur souhait.

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