Optimiser la gestion de la paie avec la digitalisation

Les innovations dans le domaine de l’informatique et des TIC ont entièrement bouleversé, dans un sens positif, le mode de travail des entreprises. Du pilotage des opérations de production en passant par les stratégies de marketing, de vente et de communication, sans oublier les tâches administratives en tout genre, la transition vers le numérique est beau est bien en route. La gestion de la paie fait partie des opérations qui peuvent bénéficier des avantages de la digitalisation.

En quoi consiste la digitalisation de la paie ?

En 2009, le Code du travail a donné aux employeurs l’autorisation de procéder à la numérisation des fiches de paie de leurs salariés, avec l’aval de ces derniers. Depuis 2017, la dématérialisation de la paie a été généralisée, mais les entreprises sont tenues de produire des versions imprimées de leurs bulletins de paie aux employés qui en font la demande. À noter que les fiches au format digital sont conservées dans un coffre-fort électronique pour leur sécurité.

L’accès à ces documents est protégé et seules les personnes autorisées au sein de l’administration de l’entreprise et les salariés eux-mêmes (via leur compte personnel) pourront consulter ces archives. Les structures qui ne disposent pas de moyens, ou qui ne souhaitent pas investir dans les moyens requis pour la gestion dématérialisée des salaires peuvent opter pour la sous-traitance de la paie auprès de prestataires spécialisés.

La numérisation des fiches de paie : quels avantages ?

La digitalisation de la gestion de la paie et l’édition des fiches de paie sous format numérique offrent des avantages indéniables aux entreprises qui optent pour cette solution. Outre les avantages pratiques du numérique, les avantages financiers ne sont pas négligeables. La dématérialisation permet par exemple de réduire l’usage du papier et de l’encre et d’éviter les tâches fastidieuses de mise sous pli, d’affranchissement et d’archivage.

Le gain de temps est notable avec l’automatisation de la prise en charge des données et documents par les logiciels dédiés. Les fiches de paie restent facilement accessibles aussi bien pour leurs titulaires que pour les responsables RH, les comptables et les dirigeants de la société, en cas de besoin. Par ailleurs, le passage au digital fait partie des démarches entrant dans le cadre de la modernisation du mode de fonctionnement de chaque structure.

À noter que la numérisation de la paie peut être mise en œuvre avec l’outsourcing de la comptabilité de l’entreprise ou l’externalisation de la gestion RH.  Cette solution s’avèrera aussi très avantageuse à condition de bien choisir le prestataire.