Qu’est-ce que la permanence téléphonique et quels sont ses avantages ?

Pour de nombreuses entreprises, gérer les appels téléphoniques en complément du reste de leur activité peut être extrêmement chronophage voire incompatible. Il existe toutefois des solutions qui leur permettent de répondre aux attentes de leurs clients et de leurs partenaires sans interrompre le cours de leur activité professionnelle. Il s’agit de la permanence téléphonique, un service proposé par la plupart des centres d’affaires.

Gain de temps

Devoir répondre au téléphone de manière intempestive rompt de manière systématique votre concentration et peut avoir un impact sur votre productivité.

Certaines professions, en contact direct avec leurs clients (comme les professionnels de santé, les avocats, etc) ne peuvent d’ailleurs pas se permettre d’interrompre leurs rendez-vous pour répondre.

La mise en place d’un secrétariat peut vous soulager et permettre de gagner en qualité d’environnement de travail. Mais ce n’est pas le seul avantage d’un secrétariat. En effet, ce dernier participe également à l’image de l’entreprise. Avoir un secrétariat renvoie à ceux qui tentent de vous joindre une image professionnelle qui ne peut que les mettre en confiance et les rassurer.

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Gain d’espace

Vous n’avez pas suffisamment de place dans vos locaux pour accueillir un secrétariat ? Cela peut se comprendre, cela demande une certaine superficie, ainsi que du matériel supplémentaire, dont un poste de travail, des rangements, un ordinateur, une imprimante, etc.

Avec la permanence, vous obtenez un gain d’espace significatif et non négligeable, puisqu’il s’agit de télé-secrétariat.

Budget

Installer un secrétariat ne signifie pas forcément un budget plus important pour votre entreprise. Il s’agit en effet d’un service que peut vous proposer votre espace de coworking ou votre centre d’affaires. D’autant que la productivité de vos employés sera moins mise à l’épreuve.

Votre secrétariat peut n’être joignable que sur certains jours, et sur des courtes périodes, par exemple au moment de la fermeture estivale de votre entreprise, ou si la plupart des responsables sont absents. Tout est possible, et différentes options sont envisageables en fonction de votre budget et de vos besoins.

À noter que votre service de permanence téléphonique ou votre secrétariat n’a pas besoin de se trouver au même endroit que vous. Il peut s’agir d’un service à distance.

Horaires

Avoir un service de permanence téléphonique vous permet tout d’abord de définir sur quels horaires vous souhaitez être joignable, par exemple uniquement sur les horaires de bureau classique.

Votre secrétariat peut être joignable par téléphone uniquement, ou également par mail si vous le souhaitez. À vous d’en déterminer tous les paramètres. Vous pouvez aussi mettre en place une prise de rendez-vous directement en ligne, de manière à ce que le secrétariat n’ait plus qu’à organiser votre planning, avec vos instructions.

Vous l’avez compris, la permanence téléphonique présente un véritable avantage pour les entreprises qui souhaitent un service professionnel qui n’impactera pas leur productivité.