10 conseils pour gagner du temps et de l’argent du déménagement de votre entreprise

Déménager peut-être accablant, long et coûteux. Voici 10 conseils pour vous aider à préparer votre prochain déménagement afin de le rendre le plus harmonieux possible. Plus vous passerez de temps à planifier votre déménagement, moins votre entreprise sera en difficulté.

Faites don de matériel de bureau et d’articles dont vous n’avez pas besoin

C’est le moment idéal pour vous débarrasser de vos vieux téléphones, photocopieurs, imprimantes, ordinateurs et meubles de bureau, et même des fournitures de bureau dont vous n’avez plus besoin ou que vous ne voulez plus. Pourquoi payer pour des articles de déménagement dont vous n’avez pas besoin alors que vous pouvez les recycler et bénéficier d’un allégement fiscal lorsque vous faites un don à une organisation caritative enregistrée multix.fr.

Si vous déménagez vous-même, commencez à faire vos valises tôt

N’attendez jamais la dernière minute. Si vous déménagez votre propre entreprise, commencez dès que possible à emballer les articles que vous n’utilisez pas régulièrement.

La plupart des gens sous-estiment de plusieurs jours le temps nécessaire à l’emballage. Si vous avez un stock important d’articles à faire passer, ajoutez plusieurs semaines au temps que vous pensez qu’il vous faudra pour emballer les articles.

Si vous voulez économiser sur les frais d’emballage, envisagez d’acheter des boîtes et des fournitures d’emballage d’occasion https://lasoyeuse.info/.

Si vous engagez une entreprise de déménagement, appelez à l’avance

Si vous envisagez d’engager un déménageur à Paris, appelez au moins un à deux mois à l’avance. Assurez-vous d’obtenir plusieurs devis et demandez une preuve d’assurance.

Si l’entreprise de déménagement fait les cartons pour vous, n’oubliez pas que la plupart des entreprises de déménagement ne prennent pas de décisions à votre place : elles emballent tout, y compris les poubelles contenant des déchets, et se contentent de débrancher un réfrigérateur et de le déplacer avec de la nourriture à l’intérieur. Veillez à vous occuper vous-même de tous les articles périssables, sinon vous risquez de vous retrouver avec des aliments et des déchets en décomposition https://www.pepsport.fr/.

Étiquetez et numérotez vos boîtes

Marquez les boîtes et sur le dessus et les côtés afin de pouvoir localiser plus rapidement les objets si vous devez déballer quelque chose avant de déménager (ou immédiatement après le déménagement.) Si vous vous contentez de marquer les dessus, vous aurez plus de mal à localiser rapidement les objets.

Si vous avez des centaines de cartons, il est utile d’avoir un système de numérotation pour éviter de perdre des objets lors du déménagement – c’est particulièrement important si vous engagez une entreprise de déménagement. Si vous numérotez vos boîtes avec une brève description de ce qu’elles contiennent et que l’entreprise de déménagement en perd en cours de route, il vous sera plus facile de faire une réclamation.

Soyez particulièrement vigilant lors de l’emballage des câbles d’ordinateur

Que vous ayez un ou une douzaine d’ordinateurs, la meilleure façon de gérer leur déplacement est de commencer par retirer un à un tous les câbles des ordinateurs.

Mettez les câbles dans de grands sacs à fermeture éclair et écrivez sur le sac à quel ordinateur ils appartiennent. Les câbles doivent être retirés pour éviter d’être endommagés (ou perdus s’ils se détachent) et pour empêcher les ports et les broches d’être pliés.

Emballer individuellement les ordinateurs et les moniteurs d’ordinateur

Les écrans d’ordinateurs doivent être emballés individuellement dans d’épaisses couvertures mobiles ou du papier bulle et être scotchés – ils ne doivent jamais être placés dans des boîtes et le ruban adhésif ne doit pas entrer en contact avec l’écran lui-même.

Si vous pouvez « garer » le disque dur de votre ordinateur, faites-le. Mais cela ne garantit pas que vos données seront préservées si votre ordinateur est cogné pendant le déménagement.

Protégez les ordinateurs avec de lourdes couvertures enveloppées dans du ruban adhésif (pour que les couvertures ne se détachent pas), ne les empilez jamais sur d’autres objets (ou n’empilez pas d’objets sur les ordinateurs.

Suivez les instructions spécifiques pour le déménagement de certains appareils électroniques

Cela semble simple ? Il suffit de ranger vos imprimantes dans des boîtes, non ? Les imprimantes sont des appareils sensibles, tout comme les ordinateurs. Retirez les cartouches d’imprimante, les couvercles des scanners et les rubans adhésifs, et veillez à suivre les instructions spécifiques pour le déplacement des télécopieurs, des photocopieurs et des imprimantes, car un déplacement incorrect peut endommager un appareil et annuler la garantie.

Obtenir une couverture d’assurance

Si vous louez un camion, optez pour la couverture d’assurance. Bien que de nombreuses polices d’assurance privées puissent couvrir les dommages causés aux voitures de location, très peu d’entre elles couvrent les dommages si vous avez un accident dans un camion de location (qui sont classés comme « équipement »).

Si vous faites appel à une entreprise de déménagement, renseignez-vous sur les possibilités de couverture d’assurance pour protéger vos biens. Vous devez également demander à voir le justificatif de l’entreprise de déménagement ou l’assurance du travailleur. Si vous engagez par inadvertance de la « main-d’œuvre journalière » ou si l’entreprise de camionnage n’a pas d’assurance, vous pourriez être au moins partiellement responsable des blessures des travailleurs liées au déménagement.

Informez les gens et mettez à jour vos coordonnées

Vous devrez mettre à jour votre adresse sur les articles de papeterie, les cartes de visite et votre site web. La chose la plus importante (et généralement la plus facile et la moins chère) à mettre à jour en premier lieu est votre site web.

Comme pour les déménagements personnels, vous devrez en informer le bureau de poste, vos créanciers, votre banque, etc. Si vous facturez des clients, veillez à leur dire clairement de mettre à jour leurs coordonnées pour vous, afin que le paiement soit envoyé à votre nouvelle adresse.

Vous devriez également passer du temps à rechercher votre entreprise en ligne par son nom – vous trouverez peut-être que votre entreprise est inscrite dans des annuaires de référence qui afficheront d’anciennes coordonnées qui devront également être mises à jour.

Conseil : faites une liste de toutes les personnes avec lesquelles vous faites des affaires et de tous les endroits où vous faites de la publicité, afin de ne pas oublier de mettre à jour un élément essentiel.

Faites une liste de contrôle et prenez tout en main

La meilleure façon d’éviter les erreurs dans toute démarche est de commencer par dresser une liste de contrôle de tout ce qui doit être fait. Incluez les tâches à effectuer à l’avance, les fournitures dont vous aurez besoin et un plan de déballage (le déménagement prend plus de temps à préparer, mais il faudra aussi du temps pour reconstituer votre entreprise après le déménagement).

Vérifiez au moins une semaine à l’avance que les téléphones et Internet fonctionneront dans votre espace, que les panneaux sont en place, que les permis ont été obtenus et que d’autres éléments sont souvent négligés dans la hâte de faire vos bagages et de déménager.

Lorsqu’il s’agit de déménager, il arrive souvent que quelque chose se passe mal, se perde ou soit négligé. Essayez de ne pas transpirer chaque petite chose qui tourne mal. Réglez les problèmes qui surviennent comme vous avez fait vos cartons, un par un.