Zoom sur la signature électronique

Contrats, devis, conditions générales, autorisation de prélèvement, bons de commande … Chaque jour, vous devez traiter un grand nombre de documents, qui sont signés par vos clients ou collaborateurs. Mais vous savez, gérer la « paperasse » est très chronophage et très compliqué … Heureusement, une alternative simple et pratique a vu le jour ces dernières années : les signatures électroniques. Grâce à cette technologie, vous n’avez plus besoin d’envoyer des e-mails et d’envoyer des fichiers dans les deux sens !

Mais est-ce vraiment bénéfique ? Dans cet article, vous trouverez toutes les connaissances dont vous avez besoin sur les signatures électroniques et pourquoi elles sont un outil indispensable pour votre entreprise.

Les bienfaits de la signature électronique

Pour les organisations, la signature en ligne sur nom de domaine est une petite révolution, car elle simplifie grandement la gestion de leurs documents.

1) Programme de protection en temps réel

La signature d’un document papier peut prendre plusieurs jours (y compris l’envoi par courrier électronique) et elle est presque instantanée. Après réception du document, le destinataire peut signer de n’importe où et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette, etc.).

2) Excellente expérience cliente

Utiliser des signatures électroniques, signer des contrats ou des conditions générales de vente, c’est comme jouer pour vos clients. Aucun processus ou e-mail laborieux n’est requis pour effectuer : quelques clics pour signer ! Par conséquent, vous pouvez offrir une meilleure expérience à vos clients.

3) Pratique économique

À long terme, l’impression et l’envoi de documents représentent une dépense énorme. Avec une signature électronique, vous pouvez vraiment économiser de l’argent.

4) Protection juridique supplémentaire

Grâce à la signature en ligne, des preuves électroniques seront générées afin que le signataire puisse être identifié avec précision. Par conséquent, dans d’éventuels litiges, vous bénéficiez d’une couverture juridique supérieure à celle d’une signature manuscrite.

5) Réduction de l’empreinte environnementale

Qui a dit que la signature électronique signifie réduire la consommation de papier, d’encre et d’électricité. Un bon geste pour l’environnement !

Les documents pouvant être signés électroniquement

Presque tous les documents peuvent être signés à l’aide de signatures électroniques. Commencez par les contrats et autres documents commerciaux : factures, devis, bons de commande, conditions générales de vente, ordres de paiement direct, etc. Les signatures électroniques peuvent également être utilisées pour les ressources humaines : contrats de travail, fiches de paie, certificats de travail, etc.

Cependant, l’article 1775 du Code civil prévoit certaines exceptions, telles que les futures dispositions de protection, les accords PACS ou les contrats de sécurité. Ces documents nécessitent une signature manuscrite. Enfin, certains documents nécessitent des signatures électroniques « qualifiées ». Cela est particulièrement vrai pour la notarisation et les marchés publics.

Comme nous l’avons vu, les signatures électroniques sont une approche économique et écologique qui peut simplifier la vie des entreprises et de leurs clients. Reconnu par la loi, il a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

Cependant, pour créer une signature électronique appropriée, un outil spécifique répondant à toutes les normes applicables doit être utilisé.