Quelles étapes pour réussir la digitalisation de documents administratifs ?

Pour une entreprise, qu’importe la taille, la numérisation des documents papier en données numériques offre de nombreux avantages comme l’accès plus rapide à certaines informations, un partage des données facilité, etc. Pour mener à bien ce projet, il faut procéder par étape. L’on peut aussi confier cette tâche délicate à un prestataire.

Trier les documents à dématérialiser

La numérisation des documents doit se faire par ordre de priorité. Les documents les plus consultés et dont l’état de dégradation est avancé doivent être dématérialisés en priorité. D’autres critères peuvent être considérés dans la sélection comme la confidentialité et la durée de conservation. Une fois que la digitalisation des documents les plus importants est effectuée, l’on peut par la suite procéder petit à petit à la numérisation des documents restants ou bien les transférer vers une entreprise spécialisée dans l’externalisation d’archives.

Étudier les ressources disponibles

La numérisation de document nécessite de la main-d’œuvre, du matériel et un budget. Pour le mener à bien, il est important d’analyser toutes ces ressources afin d’avoir une idée du coût, de la durée et l’ampleur de la tâche de numérisation. Au terme de cet examen, l’on pourra déterminer si le projet peut être mené en interne ou en externe. Comme la mise sous pli, la digitalisation de document peut être confiée à un prestataire spécialisé dans l’archivage numérique.

La dématérialisation proprement dite

La numérisation consiste à scanner tous les documents papier pour les transformer en données numériques. Cette étape implique par la suite le traitement des documents numérisés qui consiste à les identifier et ainsi permettre leur classement pour en faciliter l’accès. Les données numérisées sont par la suite contrôlées pour garantir leur qualité, mais aussi déterminer leur quantité.

La mise à disposition des données numérisées

L’exportation des fichiers électroniques peut se faire de différentes manières. Ils peuvent être stockés sur une clé USB, un CD-Rom ou des disques durs. L’entreprise cliente peut aussi choisir de mettre à disposition ses données numérisées en recourant à un système GED ou Gestion électronique des Documents ou à un système d’information comme SIRH ou SI Métiers ERP. Il est également possible de les mettre en ligne. Pour les copies fidèles, il faut se tourner vers le SAE ou système d’archivage électronique.

Prestataire en numérisation de documents, comment choisir ?

La numérisation de documents nécessite une parfaite maîtrise de toutes les étapes du projet et donc l’accompagnement d’un prestataire fiable. Pour être sûr de choisir le bon partenaire, il est important de vérifier :

– S’il est en mesure d’offrir un accompagnement avant, pendant et après le projet de dématérialisation.

– Si les solutions qu’ils proposent sont conformes à la loi en vigueur.

– Si les procédures n’entravent pas les activités de l’entreprise.