Guide de la dématérialisation des factures

La rentabilité et l’efficacité sont des objectifs business auxquels les entreprises aspirent, peu importe leur taille et leur domaine d’expertise. Dans la majorité des cas, conserver des documents comptables et des factures reste toujours d’actualité. Néanmoins, il existe aujourd’hui des solutions pratiques qui permettent d’automatiser les processus et, par la même occasion, de maximiser la performance de bon nombre d’entités, y compris la direction comptable et financière. Il s’agit là de la dématérialisation des factures.

En quoi consiste la dématérialisation ?

documents numérisésLa dématérialisation est un ensemble de procédés visant à transformer des documents en format papier en version informatisée ou numérique, et ce, par le biais d’un ou de plusieurs captures d’images. Elle ne s’applique pas seulement au domaine de la comptabilité, mais peut aussi s’étendre aux appels d’offre, aux marchés publics, aux processus administratifs, au SAV, à la production, voire au service informatique lui-même.

Quelle est la différence entre une facture dématérialisée et une facture électronique ?

Les entreprises ont souvent tendance à confondre la facture électronique et la facture dématérialisée. Quand une facture est fournie en version papier puis scannée, on parle de dématérialisation de facture. Cette opération obéit à des normes rigoureuses qui sont généralement connues sous le nom de EDI ou Échange de Données Informatisées. Les factures dématérialisées doivent impérativement être en format EDIFCAT, Ainsi, XML, VDA ou autre. Elles sont dites structurées pour la simple raison que les informations indispensables à l’administration fiscale y sont mentionnées de façon concise (TVA, nom du client, montant HT, numéro de commande…).
Quand une facture n’est disponible qu’en version numérique, il s’agit d’une facture électronique, communément appelée e-facture ou facture non structurée. Également soumise à des législations spécifiques, ce type de facture peut être remis au client en format JPEG ou PDF le rendant ainsi non modifiable. Les formats Word et Excel sont bien sûr autorisés, mais fortement déconseillés par les experts en la matière. Sur une facture électronique, les informations les plus importantes peuvent ne pas être mentionnées, néanmoins sa valeur fiscale reste inchangée.

Les avantages de la dématérialisation de factures

La réduction de coûts est l’un des premiers avantages de la dématérialisation des factures. Si une facture format papier coûte entre 15 à 17 euros, une facture dématérialisée ne dépasse pas 05 euros. Ce qui, une fois accumulée, permet à l’entreprise de réaliser des économies conséquentes qui peuvent aller jusqu’à un milliard par an. Opter pour un tel procédé, c’est également décupler la productivité ainsi que la performance opérationnelle des pôles comptables et financiers. Le traitement des factures se font plus rapidement et il existe aussi des solutions d’archivage facilitant la recherche des documents en cas de besoin. Et enfin, mais non le moindre, la dématérialisation de facture simplifie les échanges entre l’entreprise et ses différents fournisseurs et clients.

Quelles mesures de sécurité prendre ?

Les factures dématérialisées sont envoyées par mail ce qui les rendent plus ou moins vulnérables aux hackers et au virus. Il y a actuellement des solutions innovantes et fiables qui permettent aux entreprises de transmettre des documents comptables en toute sécurité.

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